🇲🇬 Conseils pour élaborer des devis et se protéger légalement

Dans l’absolu, établir un devis n’est pas obligatoire. Vous pouvez commencer à travailler tout de suite après vous être mis d’accord avec votre client.

Théoriquement, un contrat peut être oral, ou un simple échange de mails peut vous servir de preuve en cas de nécessité.

Ça, c’est pour la théorie…

Dans la pratique, je vous conseille fortement de protéger vos arrières ! Même si vous croyez en la bonté de l’homme, formaliser la collaboration avec votre client ne peut qu’éviter tout risque de désaccord.

Si je me souviens bien, mon premier contrat était un seul article de blog et j’ai immédiatement fait signer un devis à mon client (pour quelques dizaines d’euros seulement). Si vous avez de nombreux clients, c’est la somme des petites factures qui fait votre chiffre d’affaires final : n’en négligez aucune !

La règle de base pour vous protéger légalement consiste à rédiger un devis et ne pas commencer à travailler sans l’avoir reçu signé en retour. Le devis vaut pour contrat : il vous couvre en cas de litige, si vous tombez sur un mauvais payeur ou si vous avez besoin de défendre vos droits de manière générale.

Que devez-vous faire figurer dans un devis ?

Le contenu d’un devis n’est pas complètement libre, au sens où il comporte un certain nombre de mentions obligatoires. Doit nécessairement figurer :

• Une numérotation unique et continue
• Votre nom et vos coordonnées
• Le nom de votre client (ou de son entreprise) et ses coordonnées
• Votre numéro de SIRET
• La date de création du devis
• Sa durée de validité
• Les modes de règlement acceptés
• La description la plus détaillée possible de votre prestation
• La somme à payer

Précisez également que votre travail débutera après versement d’un acompte dont vous pouvez indiquer le montant.

Si vous êtes dispensé de la collecte de la TVA, la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » doit également figurer sur votre devis.

Mais votre devis dûment complété ne sert à rien si vous ne le faites pas valider par votre client. Il doit vous le renvoyer avec sa signature précédée de la mention « Bon pour accord ».

Protégez-vous plus efficacement avec des CGV

En même temps que votre devis, vous pouvez envoyer à votre futur client vos Conditions Générales de Vente (CGV). Elles vous permettent de mettre au clair vos règles de vente et posent les jalons d’une collaboration entre votre client et vous.

Voici les points principaux que vous pouvez expliciter dans vos CGV :

• Quand débute une prestation avec vous : 

Après versement d’un acompte de X % du devis global et la signature du devis par exemple.

• Les modalités de réalisation de la commande : 

D’après un briefing, à distance ou chez le client, formats de rendu des travaux, modes d’envoi des travaux (e-mail le plus souvent), etc.

• Le mode de validation d’une commande. 

Vous pouvez par exemple imposer un délai après lequel vos rendus sont considérés comme validés par défaut, en l’absence de retours de votre client.

• Les conditions des corrections. 

Quelles corrections sont acceptées, combien d’allers-retours maximums ? Vous pouvez préciser que les modifications doivent être comprises dans le cadre du briefing initial et indiquer votre tarification en cas de corrections supplémentaires.

• Les délais.

Précisez les circonstances dans lesquelles vos délais peuvent être modifiés par exemple. N’oubliez pas les cas de force majeure.

• Les conditions de paiement.

Notez les modes de règlement que vous acceptez (virement, chèque, Paypal…), l’existence d’un acompte et même les délais de paiement. Détaillez également les conséquences pour votre client en cas de retard de paiement (pénalités, suspension de la production…).

• Les conditions de révision des tarifs.

Si vous pratiquez une augmentation annuelle, vous pouvez la faire figurer dans vos CGV. Expliquez également que toute modification du briefing pour lequel un devis a été signé entraîne aussi une révision des tarifs ou l’établissement d’un nouveau devis.

• La cession des droits.

Selon vos préférences, précisez dans vos CGV si vous exigez que vos articles soient signés de votre nom ou si vous n’autorisez la publication de vos contenus que sur un type de support donné. Mentionnez-le aussi si vous vous réservez le droit de citer vos clients et d’utiliser des extraits de votre travail pour votre portfolio. Profitez-en pour y rappeler que les droits de diffusion se transfèrent uniquement au règlement de la facture. Mettez ça en gras, même, ça évitera les mauvaises surprises.

Ces points font partie des plus importants, vous pouvez en ajouter ou en retirer selon vos besoins personnels. Malheureusement, on ne pense souvent à une clause qu’au moment où la tuile nous arrive !

Récemment, un client a suspendu notre collaboration en cours de contrat, sans m’en avertir. Il s’agissait de publications régulières. Une interruption de ce genre est doublement pénalisante au sens où j’ajuste mon tarif en fonction du volume de textes commandés, mais aussi parce que je comptais sur ce contrat dans mon planning. 

Eh bien je n’avais pas prévu cette éventualité dans mes CGV ! 

Vous pouvez donc ajouter une clause qui formalise le processus en cas de résiliation de contrat prématurée, avec une pénalité forfaitaire par exemple.

La question de la confidentialité

Dans vos CGV peut figurer une clause de confidentialité. A priori, celle-ci devrait plutôt préoccuper votre client, mais une telle mention peut le rassurer ou lui montrer votre sérieux.

Certains clients vous demanderont de signer un accord de confidentialité supplémentaire, afin de s’assurer que vous ne dévoilerez pas leurs informations sensibles. Généralement, vous ne pourrez pas utiliser ces productions comme exemples de votre travail, alors lisez bien les petites lignes !

Ça fait beaucoup de choses ?

Pas de panique, même si la liste semble longue vue comme ça…

Les CGV ne sont pas une partie de plaisir, mais elles ne s’écrivent qu’une seule fois, avec quelques mises à jour par la suite.

Quant au devis, la plupart des outils de facturation existants vous mâcheront tout le travail. Ils facilitent votre comptabilité et vous signalent même quand un client tarde un peu trop à régler une facture.

Car oui, pour ne pas perdre trop de temps avec ces questions administratives et ne pas faire d’oubli, je vous conseille grandement d’utiliser un logiciel spécialisé ou un service en ligne pour votre facturation. 

Zervant, MyAE, Shine, Henrri… ils sont nombreux, à vous de choisir celui qui correspond à vos besoins !